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問題分析解決四部曲
作者: 張力仁 發佈時間:2018-10-12 16:07:22
問題分析解決遵循著四個步驟進行,分別為釐清、分析、決策、行動
一、釐清,是為了更清楚瞭解現狀的人、事、物的狀態及影響。 有助於問題分析與處理的順序,因此它
      必須要做到:
1. 具體描述目前的狀況
    比如,「製造一部現場機台出現了問題。」這樣的敘述過於簡略,無法得知真實的狀況。如果改成:
  「製造一部現場打印模板的輸送帶在執行打印模板的過程中,出現了卡機,以致於無法運轉,目前正在停機。」
    將會更清楚知道狀況。
2. 也可以透過現狀描述STAR原則來幫助說明,其中,S是情境,T是任務,A是行動或作為,R是結果。
    例如,「檢測儀在測量的過程中(T),因為Scan零件鬆脫(A),導致檢測無法精準(S),而造成不良率高於
    標準值(R) 」
3. 確認現狀的嚴重性。以重要、急迫,以及發展性,來決定狀況優先處理順序。
 
二、分析,是為了確認原因與結果間的必然關係,要秉持打破砂鍋問到底的精神,並聚焦於我可以解決的
      範圍,才有意義,因此它的必要條件為 :
1. 原因與結果之間要有必然關係。
2. 邏輯性的五層次問問題法。
3. 以與自己工作相關,並可以解決的範圍為主。
   
其分析的流程如以下圖:
 
三、決策,雖先治標,但目標重在治本。因此原因分析的愈細緻,愈能夠找到良好的決策。 一個好的決策
      可以解決數個問題。因此,決策要把握以下幾個原則:
1.將問題重新進行分類
2.針對分類給予適當的解決方案
3.方案要符合具體、相關、可行
 
四、行動,要具體可行,要有專人與限期,才不會讓行動與目標有所偏差。
多一份謹慎,多一份保障,因此潛在問題的思維是非常重要的。因此,行動方案要遵循SMART原則,也就是
1. Specific明確的
2. Measurable可測量的
3. Achievable可達到的
4. Relevant相關的
5. Time-bonded有期限的
 
最後,如何將問題分析與解決的報告,讓老闆清楚明瞭狀況,並給予必要的支援,我們就必須依照以下順序進行重點摘要如下
1.運用STAR原則,簡要說明現況。
2.提出原因分析架構。
3.決策擬定,對於分類的問題提出可行的決策。
4.上級協助,針對自己無法解決的問題,但是影響工作成敗的重要關鍵,必須提出希望上級協助的方向。
5.針對本次分析與決策提出效益分析(數據化)
 
 
結語
職場中,我們常說:「要帶著答案去問問題」,就是希望在職者,能夠自行培養獨力思考與分析的能力,
並能帶著解決方案與上級討論進一步的解決方法,才是現代上班族所應具備的基本能力。

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