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展現領導者特質 做好疫情應變管理
作者: 李佩玲 發佈時間:2020-04-27 16:38:04
2020年開春,一場突出其來的肺炎疫情給世界人們一個極大的挑戰,它來得又快又急,先前SARS經驗未必完全適用,疫情在大家眾志成城,全面迎戰下,硝煙終將散去,同時,這段期間也考驗著領導者的能力。
李佩玲老師將為您規劃 “ 齊心抗疫,攜手前進 “ 系列,視疫情應變階段,提供您專業建議,為您做好相關準備。
 
蓋子法則:領導力決定一個人辦事的成效水準!
動態危機處理能力 → 決定起跑速度 → 下階段成功
 
【非常時期,卓越領導者必備特質】
 
一、溝通力 & 同理心
關鍵時刻,更需要特別的溝通與關心。
成立疫情應變管理小組:任命總負責人及成立疫情應變管理小組。中階領導人需面對對上司溝通及對下溝通。
   對上溝通主要在確認公司政策及培養默契,達成共識;對下溝通則在關懷平日為公司效勞每位員工,傳達
   公司政策,減少員工恐慌並增進向心力。
整理彙報疫情進度及公司處理狀況
   - 員工情況統計、分析、健康狀態。可到崗人員分析
   - 必備生產人員到崗,其他管理人員在家辦公
   - 防疫物資準備(口罩、消毒液等)
   - 疫期管理規定,宣導並嚴格執行進出防疫步驟及措施(SOP)
   - 到崗員工就餐安排
   - 填寫進出表格(姓名、測量體溫度數、進出時間、聯繫方式、拜訪部門與人名等)
   - 每天定時視訊或企業社群軟體彙報員工安全進度及生產狀態
   - 調查員工動態統計特殊狀況(居家辦公)人數及提供因應行動方案
   - 每天報告員工安全進度、政府與公司政策(員工、總公司、當地政府機關及客戶)
   - 定期關心客戶並回報總公司及客戶營運生產狀態
搜集需要協助的員工並定期彙報相關單位(統一視窗、固定時間、統一範本)
   - 相關政府單位
   - 總公司
   - 公司社會責任及防疫支持
 
 
二、洞察力 & 管理力 ( 冷靜 )
領導者的穩健冷靜,是支持團隊主要力量。
成立疫情應變管理小組:人資、原料、生產、物流、財務、政府公關及行政等,關鍵時刻進行專案管理,
   由專案負責人制定所需報表、彙報給總負責人。
   - 人資:員工健康優先,確保進出管控及員工安全 ; 員工招聘
   - 供應鏈管理:
     疫情之下,如何確保生產正常運營
     ① 客戶訂單分析、緊急等級分類;與銷售溝通交貨期
     ② 物料庫存分析;供應商開工統計;供貨存在風險物料應對措施
     ③ 物流狀況分析、應對措施
     ④ 其他注意事項
     在新型肺炎影響下,上下游企業均有波及,如何確保生產正常運轉?
     供應鏈上下游,命運共同體!高效協作,攻艱克難!
     物料緊缺怎麼辦?貨交不上怎麼辦?供應商無法運營(破產)怎麼辦?供應商交不上貨怎麼辦?
     貨運不出去怎麼辦?庫存積壓、資金不足如何處理?
   - 新廠進度延誤因應措施
   - 財務:供應商資金匱乏、資金調度或不足、庫存不足或積壓等?
   - 政府公關:定期向當地政府進行狀態報告、最近醫院或醫療院所、危機處理SOP、支持政府活動
 
三、充分授權
 領導者需懂得團隊合作,團隊分工合作才能令組織順利運作。
 
四、建立信任
 建立威信的方法在於說到做到、言行一致、真心承諾于團隊成員目標達成。
 
五、勇氣負責 & 包容力
領導者要有勇氣做決策,並有勇於負責任的心態。
疫情應變管理小組負責人必須具有比一般人承受更大壓力的勇氣。在問題發生時,應勇敢、即時面對問題,
   領導者不能將責任託付在別人身上,藉別人力氣扛職責,很快會失去自己立場。對領導者而言,負責任除了
   穩定立場之外,亦可讓屬下對其產生信任、安全感,進而部屬也才能夠勇敢不怕錯地做事,整個組織才能
   更向前推進。
任何準備周全的事,仍不可避免會有意外,以體貼和包容態度取代指責和抱怨。領導者必須有包容肚量,
   容許不同意見。換言之,包容不只是在決策前,有容納其他意見的雅量,也是在執行過程中,對部屬發生
   意外錯誤所能產生的體諒之心。
 
六、堅持 & 毅力
 要突破現狀,所執行過程對於既有決定要能堅定不移。面對改革或困境,領導者所承受的壓力考驗著領導者
 毅力,而堅持面對,是通往前方要件。領導者必備精神:「不求一帆風順,求能有勇氣和毅力支撐到最後,
 半途而廢等於白費力氣…」
 
七、冷靜分析、判斷力 & 行動力
 面臨危機、面臨問題,領導者若是失去冷靜,只會徒增恐慌,於事無濟,相對地,領導者應馬上有所行動,
 分析判斷可解決方案,擔任起策劃指揮的角色。
 
八、凝聚共識、創立願景、遠景
 領導者應帶領團隊重新設定共同目標並能建立未來遠景,透過宏觀的思維模式、前瞻性的眼光讓員工看到企業
 克服危機的決心及未來希望,產生激勵作用與穩定力量建立團體目標與理想目標能雙贏的局面,因為人是會為
 目標和理想拼命的。
 
 
                                                【面對危機不同階段領導者應發揮能力&作法】
 
 
 
危機發生初期
危機處理期
危機後期
企業恢復期
 需要的態度
分析、判斷、行動力
勇敢面對、負責、
分析判斷下決策、毅力
建立信任、重拾信心、
正面積極、建立願景
 需要的能力
冷靜分析、溝通力、決策力
管理力、執行力、包容力
堅持力、毅力、
格局視野、溝通力
 7S 領導力
Staff、System、Strategy
Structure、Style、Skill
Shared Value、
System、Skil
 
 疫情應變
 管理小組
  總召集人: 供應鏈總監或公司指定負責人
  疫情應變管理小組:
  • 人資行政
  (員工安全執行、員工安全報告、辦公地點執行、招聘新員工等)
  • 供應鏈 (生產+物流)
  (供應鏈管理、未來六個月內從原料到生產到物流運送重新估計、
   新廠建廠進度重新修正及產能預估)
  • 財務 (公司、供應商庫存及財務管理、現金流管理及銷售預估)
  • 資訊 (視訊、學習、居家辦公、生產運營、新廠進度等)
  • 政府公關 (包括對員工、政府、總公司及客戶等溝通訊息)
 需要表格及必要
 溝通重點  
     
  • 員工宣導書
  • 進出管控暨安全報告
  • 各來源生產原料供應
  • 人力預估表
  • 未來六個月銷量
    &生產預估
       ①客戶訂單分析、
          緊急等級分類;
          與銷售溝通交貨期
  • 物流
          ②物料庫存分析;
          供應商開工統計;
          供貨存在風險物料
          及應對
       ③物流狀況分析因應
  • 員工宣導書
  • 員工進出管控暨安全
    報告
  • 各來源生產原料供應
    彙整預估
  • 人力預估表
  • 未來六個月銷量
    &生產預估
  • 物流
           生產出貨順序
           客戶溝通說辭
           供應鏈資源供應表
           財務分析報告
           (含供應商及合作方)
 
 除左邊表格外,需預估
 最佳及最壞打算銷售運 
 營狀況及財務分析表
  • 回復正常營運
    人力資源
  • 因應居家辦公及生產延誤產生損失及費用
溝通對象
全體員工、總公司、當地政府、主要客戶
激勵&培訓
儘快成立任務小組及行動方案、建立溝通機制、因應政府防疫及員工安全下有效率
回歸正常營運,做好準備並降低損失。

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